Tổ chức hội nghị với lượng
khách mời lớn thường đòi hỏi một không gian rộng rãi, tính chuyên nghiệp của đội
ngũ tổ chức và phục vụ. Trung tâm hội nghị Gala Center sẽ giúp bạn liệt kê đầy
đủ những lưu ý để doanh nghiệp của bạn có thể tổ chức một hội nghị thành công mỹ
mãn.
Tổ chức hội nghị là sự tính
toán chi tiết ngân sách, thời gian và bố trí. Vì vậy khi tổ chức hội nghị với số
lượng khách lớn cần chú ý:
Lên danh sách và nắm rõ số lượng
khách mời
Lên ý tưởng và khảo sát kế hoạch
Địa điểm tổ chức hội nghị
khách hàng
Xác định rõ thời gian tổ chức
Nội dung chương trình
Sắp xếp và phân công công việc
chi tiết
Chạy thử chương trình
Luôn có đồ cứu hộ và y tế
Tính chuyên nghiệp
1.LÊN DANH SÁCH VÀ NẮM SỐ LƯỢNG
KHÁCH MỜI
Nắm rõ số lượng khách mời là
điều đầu tiên trong những lưu ý khi tổ chức hội nghị có nhiều khách hàng. Việc
nắm rõ số lượng không chỉ giúp bạn lên kế hoạch các bước sau mà nó còn xem khả
năng đáp ứng của đơn vị bạn trong việc tổ chức các hội nghị lớn, tầm cỡ.
Trung tâm hội nghị Gala Center khuyên
bạn khi nắm rõ đối tượng khách mời bạn cũng nắm rõ được đặc trưng của nhóm
khách mời. Đánh giá tổng quan về nội dung, tính cách, phong cách và nhu cầu của
các khách mời từ đó có những kế hoạch tổ chức phù hợp và tiết kiệm.
2. LÊN Ý TƯỞNG VÀ KHẢO SÁT KẾ
HOẠCH
Sau khi đã thống kê được số lượng
khách mời, hãy chọn ra một số địa điểm và tiến hành khảo sát các địa điểm đó. Nếu
như bạn đã có sẵn địa điểm thì cần tính toán lại cách bố trí, sắp xếp đối với số
lượng khách hàng. Đưa ra các kế hoạch ý tưởng trang trí và tổ chức.
Ngoài ra khâu lập kế hoạch này
càng chi tiết thì các công việc sau đó càng rõ ràng và vận hành trơn tru khi tất
cả đã được định sẵn và rõ ràng từ đầu.
3. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
KHÁCH HÀNG
Địa điểm tổ chức hội nghị
khách hàng phải đáp ứng các yêu cầu sau: dễ tìm kiếm, giao thông di chuyển thuận
tiện, trang thiết bị hiện đại, phòng ốc phải đáp ứng đủ cho số lượng khách mời.
Thường các địa điểm cho các
nhiều khách sẽ là các hội trường, khách sạn hoặc là các không gian ngoài trời.
Vì vậy khi có địa điểm tổ chức bạn mới có thể lên được cách thức trang trí,
phân phối các vị trí làm việc và điều hành buổi hội nghị. Bạn cũng có thể tham
khảo những sảnh của Trung tâm hội nghị cao cấp Gala Center để tổ chức
hội nghị cho doanh nghiệp của mình nhé!
4.XÁC ĐỊNH RÕ THỜI GIAN TỔ CHỨC
Việc xác định thời gian tổ chức
giúp phân bố sắp xếp, nhân sự và các dịch vụ hỗ trợ. Đồng thời xác định thời
gian cũng giúp có những kế hoạch phù hợp, tính toán về ngân sách cho hội nghị.
Xác định rõ thời gian cũng
giúp bạn chủ động sắp xếp hội nghị, thay đổi những diễn trình không mong muốn
hoặc đẩy các nội dung theo nhu cầu của khách hàng.
5. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
Với nội dung của bài dẫn cần
ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quát và gợi ý, đưa ra những vấn đề liên
quan đến buổi thảo luận tránh lạc hướng chủ đề của ngày hội thảo.
Mỗi chương trình đều cần có một
chủ đề thống nhất, đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của
bạn hướng đến tham gia buổi sự kiện này.
6. SẮP XẾP VÀ PHÂN CÔNG CÔNG
VIỆC CHI TIẾT
Việc chuẩn bị, sắp xếp này rất
quan trọng, ban tổ chức nên cần phân chia công việc phù hợp với từng bộ phận:
Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng người; Lập bảng kế hoạch tiến
độ thường xuyên kiểm tra, giám sát; Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực
hiện như: Mang giấy ăn, nước uống, tặng quà, đưa đón khách.
7.TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ HỘI
NGHỊ
Chuẩn bị phòng hội nghị không
chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian mong muốn. Mà còn ở chu trình
lên trang thiết bị cần thiết như sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, loa,
mic, màn hình, máy chiếu,…
8. CHẠY THỬ CHƯƠNG TRÌNH
Trước khi bước vào buổi tổ chức
chính cần có buổi tập và demo trước để tránh bất ngờ, bỡ ngỡ và có thể tính
toán ước lượng thời gian, khối lượng công việc, các công việc phát sinh. Một số
công việc trong khâu này như:
Bố trí vị trí cửa ra vào
Treo khẩu hiệu chào mừng
Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời
để đi lại dễ dàng
Ứng phó khi có tình huống bất
ngờ phát sinh
Sau những buổi tập duyệt cần
khắc phục sớm những thiếu sót và có thêm các kế hoạch chuẩn bị trong tình huống
không may.
9.LUÔN CÓ ĐỒ CỨU HỘ VÀ Y TẾ
Với một số lượng người lớn
trong các hội nghị điều gì cũng có thể xảy ra. Vì vậy để tránh cho trường hợp xấu
nhất bạn cần có chuẩn bị về hỏa hoạn và những trường hợp liên quan đến sức khỏe
của khách mời, hoặc những tai nạn bất ngờ diễn ra trong bữa tiệc.
10.TÍNH CHUYÊN NGHIỆP
Bạn nên chọn những đơn vị tổ
chức hoặc những cá nhân có tính chuyên nghiệp như vậy sẽ tiết kiệm được thời
gian đào tạo, chi phí thuê người và đặc biệt tạo nên sự làm việc nhuần nhuyễn
giữa các khâu. Mang đến sự hài lòng và tin tưởng cho những người tham dự.
Với những lưu ý trên, Trung
tâm hội nghị Gala Center hy vọng rằng bạn có thể nắm vững và chọn được một
nơi tổ chức ưng ý.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét